学生档案管理工作是学生管理工作的基础工作之一，为做好学生档案材料的收集、归档和管理工作，实现学生档案管理工作的规范化、制度化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，更好地为学生就业服务，为用人单位遴选人才提供学生在校期间各方面的表现情况，学院依据《高等学校档案管理办法》、国家教育部令第41号和《15vip太阳集团官网学籍管理暂行办法》的文件精神，特制定本办法。

一、学生档案管理的职责

学生档案及常态管理在学生处的统一领导下由各系负责完成：

1、每学年末，各系通过民主评议程序对每个学生进行操行鉴定并及时归入学生档案；

2、各系将教务处提供的考试成绩单、职业技能鉴定考核表归入档案；

3、各系负责将学生在校期间的表现情况诚信档案和奖惩情况归入学生档案；

4、各系负责将学生实习报告归入学生档案；

5、各系将招生处提供的学生招生录取档案和就业指导中心提供的就业报到证存根归入学生档案；

6、各系负责将其它和学生学习、生活、思想品德和社会实践等相关的资料归入学生档案。

二、学生档案内容

归档内容包括：学籍登记册、考试成绩单、诚信档案、职业技能鉴定考核表、实习报告（实习考核本）、社会实践活动表、优秀学生评审表、受处分学生的处分和解除处分材料、入党(团)材料、报到证存根（白色联）（由学院就业指导中心提供）、高考（中考）原始档案、学生评优登记表、毕业设计等。

（1）获得15vip太阳成学籍并在学院就读的学生填写的相关档案资料、在校期间的表现情况以及与学生相关的各种材料均应归档；

（2）对于代培学生（非15vip太阳成学籍）学院只提供在校期间各学期的操行鉴定，招生资料、毕业鉴定等由委托学校提供；

（3）对于联合办学学生（取得15vip太阳成学籍但不在本院就读），档案资料由合作单位提供，学院负责审核。

三、学生档案管理办法

（一）在校学生档案管理办法

1、每年秋季在新生入校一个月后为新生建立个人档案；

2、学生在校期间，档案由学生处统筹各系进行管理。学生集中实习前，各系负责查验确保档案资料齐全、完整、准确。学生毕业前，学生处集中审核，交院办等相关部门盖章。

（二）中途离校学生档案管理办法

对于中途由于某种原因不能继续在学院学习完成学业的学生，学籍管理记录中应如实记录，以备查验。

（三）应届毕业生档案管理办法

1、毕业生的档案整理工作应在学生毕业当年暑期前全部整理完毕，确保学生档案资料真实、齐全、完备；

2、学院在学生本人申请后可将没有正式接受单位的学生档案转交当地人才交流中心并在回执上加盖人才交流中心印章，回执交回到学生处留存；系（部）负责保存学生档案不得低于学生毕业后一年，一年后移交学院档案馆；

3、学生档案封口加盖学生处公章。各种表格中，“系部意见”加盖系部公章和系（部）负责人私章；“学生处意见”加盖学生处公章；“学院意见”加盖学院公章；“班主任意见”由班主任负责签字或加盖私章；“班委意见”由班长负责签字；学生档案编码处加盖档案专用章。

四、学生档案管理工作要求

1、档案内容要完整，不得短缺、遗漏。

2、要依据档案内容，如实在档案材料审核明细相应栏目前划“√”。

3、为便于查找，各系要依据学生处发放的档案编码规范填写。

4、学生档案装袋由各系、学生处和院办认真审核后封口并加贴密封条，学生处在档案编码处加盖档案专用章。

5、档案工作人员要爱护档案，查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经批准不得复制。

6、查阅、借阅档案时，需履行借阅手续，经主管领导审批后方可查阅，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

7、外单位人员因需要查阅、借调学生档案时，必须持单位介绍信。

8、各系档案工作人员必须严格遵守保密制度，不得随意将查阅档案内容泄露他人。

9、各系档案存放处属机密重地，要做好防火、防水、防盗等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全。

五、档案的编号办法

档案编号=系代码（1位）+毕业年届（4位）+培养层次（1位）+流水号（4位），注：大专、中专流水号统一编制。

例：1、机电系中考中专学制三年学生王三的档案编号为4201120001

2、某系大专、中专共435人，流水号统一从0001编至0435号。

学院各系学籍档案代码规范如下：

培养层次编号：

六、学生档案流水号（后四位）各系根据专业班级、姓氏以音序排列自然生成，联办学生依据此规则在15vip太阳成学生后统一编码。

七、本制度由学生处负责解释，自发布之日起执行。