学籍是关乎学生切身利益的重大事项，学籍管理是学生管理的重要组成部分，学籍注册是学院对学生在校学习资格的认定，是对学籍有效性的认可，是加强学生行为管理的有效手段，也是学生在校学习期间必须履行的一项登记手续。为进一步加强和规范15vip太阳成学籍管理工作，根据《15vip太阳集团官网学生管理规定》，特制定本办法。

一、组织机构及职责

学院成立以分管副院长为组长，各系系领导为成员、学生处、招生处、教务处、财务处和监察室等职能部门为主导的新生身份认定机构，负责督促各系开展学籍管理工作，查处冒名顶替和弄虚作假学生，一经发现取消入学资格，不予学籍电子注册。学生处负责具体基础数据采集、核实上传；招生处负责自查招生程序和招生手续等入学资格审核；财务处负责报到学生应缴费用的收缴；教务处负责依据学生处提供的录取图像信息（学信网）制作“15vip太阳集团官网准考证”负责审核学生图像信息与实际信息不符的情况；招生处等各职能处室和系（部）发现学籍相关问题应即时向学生处提供书面报告，经学院领导审批后由学生处负责逐级上报。

各系成立由系领导和学生管理负责人牵头，以学籍信息员为骨干，以班主任为基本力量的专门组织，负责本系新生基础数据采集工作和新生身份核查工作,系学籍信息员变动必须向学生处及时报备。

二、新生报到注册

1、新生报到前，招生处需向学生处及各系提供新生预报到名单；

2、招生处在新生报到期间负责学生身份的认定以及资格审查工作；

3、学生报到结束以后，招生处将本年度各专业、层次报到学生的招生资料和名册移交各系；将名册和新生入学资格初审报告书面移交学生处；

4、各系、班组织学生核实自己的相关信息（身份证号以正在使用的身份证为准，出生日期与身份证号内所含出生日期相符），确认后由学生本人、班主任、系领导及其系学籍工作人员签字后提交学生处待注册，系部组织新生填写《学生基本情况登记表》存查。

5、学生处审核确定新生报到注册名单进行学籍注册，同时上报省、市教育行政主管部门，完成新生的首次学籍电子注册工作。上报工作务必于本年度十月三十日前完成；对于学籍重复的学生，限在入学当年第一学期内解决重复学籍问题。

6、学生处根据新生报到注册名单为学生办理学生证、火车票优惠卡等，同时在学生证上加盖“注册专用章”。

7、学生处应当在3个月内对新生进行学籍资格复查。复查内容主要包括以下方面：

（1）录取手续及程序等是否合乎国家招生规定；

（2）所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定；

（3）本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致；

（4）身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求，能否保证在校正常学习、生活；

（5）艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求。

三、在校生注册

在校生注册分为“学年第一学期注册”和“学年第二学期注册”。

1、学生处负责全院在校生每学期学籍注册工作，办理注册时间为开学后两周以内；

2、学生每学期在正式上课前须在所在系（部）报到，系（部）应根据要求建立规范的《学生学期报到情况登记簿》，并在正式上课前将学生报到情况报学生处备案，对没有按期报到的学生须做出书面情况说明。

学生处在开学一周内每天将报到情况在全院范围内予以公布。

3、报到后的学生凭本人学生证经学生处专人审核后，办理正式注册手续，并在学生证上加盖“注册专用章”。未按学期加盖“注册专用章”的学生证，不能作为有效证件使用。

4、凡因各种原因不能如期注册的学生，学生处和各系（部）均应各系（部）逐一核实后，向学生处出具书面报告说明情况，学生处汇总信息后报学院院长办公会或者院长授权的专门会议研究决定。

5、每学年第一学期，学生须在开学报到两周内足额缴纳学费。财务处负责对学生缴费情况进行统计。开学第二周后，财务处应将欠费学生名单及欠费金额报学生处协同督促学生缴费，欠费学生一律不予注册。

6、每学期开学一个月内，学生处应将学籍异动情况通报至各系（部），各系（部）及时通知学生本人。

7、每学年第二学期注册，除缴清学费环节外，其余按以上程序执行。

四、学籍异动管理

①退学：学生提交由监护人签字的退学申请书，各系和相关处室的工作人员签署意见，办理学生退学手续。学生处每月25日汇总后报院长办公会或者院长授权的专门会议研究决定，学生处负责具体办理学籍注销。

②休学、复学：学生提交休学、复学（附休学证明）申请书，各系学生管理负责人和班主任受理后，及时将休学、复学通知单和学生提交的休学、复学申请书提交学生处，学生处每月25日汇总后报院长办公会或者院长授权的专门会议研究决定，学生处负责注明学籍状态。

③转学（转出）：学生提交转学申请（理由充分、真实，对方院校同意转入），所属系负责人对申请审核同意签字，相关职能部门和分管院领导同意签字后，办理网上学籍转学确认手续。

④转学（转入）：学生处为相关系提供省教育厅签发的批准转学批文复印件或者是学院文件作为学生入班的依据，办理网上学籍确认手续。

⑤转专业：学生因个人兴趣和特长提交转专业申请，原专业及转入专业所属系负责人均须审核并签字，学生处汇总信息后统一报院长办公会或者院长授权的专门会议研究决定，学生处根据学院决定办理相关学籍手续。下列情形不得转转专业：1、学生入学未满一学期者；2、专科二年级（含二年级）以上者；3、艺术类和体育类专业学生；4、对口升学学生、单独招生学生、三二转段学生及其入学录取时有约定条件的。

⑥留、降级：各系对于拟作留、降级处理的学生，及时以函件形式上报学生处，学生处汇总信息后统一报院长办公会或者院长授权的专门会议研究决定，学生处根据学院决定办理相关学籍手续。原所属系（部）班级应及时将其有关学籍、档案等材料转交至系部学籍负责人和班主任。

五、毕业资格审核及相关工作流程

学生处、就业指导中心、教务处、财务处等相关部门分别审核本届毕业学生的毕业资格，学生处负责审核办理毕业证书，就业指导中心负责审核办理就业报到手续，教务处负责审核学业成绩，财务处负责审核学费的缴纳情况。

1、每学年第二学期开学后，各系学生管理负责人将符合毕业条件的预计毕业学生名单（具有学籍的学生）汇总学生处和就业指导中心。

2、各系、班认真审核预计毕业生名单、信息数据库（表格形式：含学号、姓名、性别、身份证号、出生日期等重要信息），确保上报毕业生信息数据准确。

3、各系学生管理负责人根据学院安排（新华社山西分社指定时间），认真组织学生参加毕业图像信息采集，及时登录中国高等教育学生信息网（http://www.chsi.com.cn），核对学生本人的图像信息。学生处负责汇总预计毕业生错误图像信息，反馈新华社予以修正。

4、各系及时整理毕业学生相关档案资料，在指定时间到学生处和院办审核盖章。

5、各系及时组织学生到计财处、学生处、图书馆等部门协商处理毕业学生欠费、毕业学生助学贷款、未归还借阅图书等事宜。

6、根据学院审核通过的毕业生名单，粘贴毕业证书照片，学生处负责加盖学院钢印、公章和院长个人印章。

7、各系学籍管理人根据学生处的具体安排，做好毕业证书的保管、核发等工作。

8、各系及时收回并注销毕业学生的学生证。

9、毕业生的成绩汇总表，教务处务于6月底前汇总报学生处。

10、按结业处理的学生，经考试、考核符合毕业要求的，由学生处统一到省教育厅办理换发毕业证书手续。

11、各系按时间要求逐一检查、落实、完成各项毕业生毕业前各项工作。配合有关部门做好毕业典礼、档案归档、户口迁移等工作。

六、学生档案管理

学生的学籍档案及常态管理，在学生处统一领导下，由各系负责完成：

1、每学期末，各系通过个人小结、师生民主评议对每个学生进行操行鉴定并及时归入学生档案；

2、各系将教务处认定的考试成绩单归入档案；

3、各系负责将学生在校期间的表现情况、诚信档案和奖惩情况归入学生档案；

4、各系负责将招生资料、学生实习报告等归入学生档案。

5、各系负责将毕业资料、就业报到资料等归入学生档案。

6、各系负责将其它和学生学习、生活、思想品德和社会实践等相关的资料归入学生档案。

七、毕业学生学历资格认定

1、学生本人应携带身份证、毕业证书原件来学院办公室开具“查询单”、到档案馆和学生处办理相关手续；如果不是查询本人学历，需提供查询人的委托书；如果原件遗失须提供其它相关证明材料比如：在校期间的照片或者毕业留念册等纸质可靠依据；

2、第三方查询（组织、纪检部门）需向学院办公室提供单位“介绍信”经核实后开具查询单方可查询。

3、学生处学籍主管依据学院档案馆提供的录取表、毕业审核登记表和毕业派遣名册等复印件结合学籍专网仔细核验后，出具学历证明经院办审核后加盖公章；需学历认证的学生持相关资料到山西省政务中心进行学历认证，欠费学生和没有完成学业学生不能进行学历认证。

本规定自2017年9月1日起执行，执行中发现问题及时报告学生处。